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5 outils pour faciliter la communication interne de votre agence/réseau/groupement

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Au cœur du management, la communication interne suppose savoir-faire et outils spécifiques. Tout directeur d’entreprise s’interroge tôt ou tard sur la qualité de sa communication vis-à-vis de ses équipes. L’immobilier, comme tout secteur économique, n’échappe pas à cette préoccupation.

Un enjeu majeur

Pour les agences et les réseaux, la communication interne est un enjeu d’efficacité majeur. Il s’agit, malgré la dispersion géographique et la forte présence sur le terrain, de pouvoir communiquer aisément et continuellement. Présentation de cinq outils de communication interne adaptés à l’immobilier.

  1. Le fil d’actualité

C’est la première chose que voit l’agent immobilier lorsqu’il se connecte au logiciel de son agence. Il y prend connaissance des biens récemment rentrés par ses collègues, des baisses ou hausses de prix et de l’évolution du statut d’un bien (en vente, offre, compromis ou archivé). Certains fils d’actualité proposent une intéressante interactivité permettant un échange facile entre la direction et ses agents. L’affichage des statistiques générales de l’enseigne (nombres de mandats, nombre de ventes, trajectoire du chiffre d’affaires) confère à ce fil d’actualité une fonction tableau de bord aussi pratique que motivante. Dans tous les cas, cette vitrine de l’activité de l’agence est un excellent moyen pour suivre l’avancement des dossiers et d’aiguillonner la motivation des uns et des autres.

  1. L’agenda en ligne partagé

Tous les agents immobiliers le savent, l’agenda est au cœur de leur métier. Ce dernier, fait de multiples contacts (estimations, mandats, visites, notaires…), nécessite qu’il soit rigoureusement tenu. Le numérique a permis l’arrivée d’agendas électroniques intelligents capables de transmettre des alertes avant rendez-vous voire d’adapter ces dernières au trafic routier et d’envoyer des invitations numériques. À l’ère de l’omni-connexion, l’agenda peut désormais être partagé : un accès permettant à un collègue de permanence d’incrémenter un rendez-vous ou à la direction de planifier les réunions de travail.

  1. L’application mobile

Version Android ou iOS du logiciel immobilier Internet, l’application mobile peut permettre à la direction de transmettre des documents à ses agents sur le terrain ou de leur communiquer un rendez-vous. Un énorme gain en matière de réactivité. Il suffit pour ces derniers de disposer d’un smartphone pour garder un lien virtuel mais efficace avec la direction et donc le support de leur agence.

  1. Les archives électroniques

L’activité immobilière génère une masse importante de documents. Disposer d’un espace partagé dans lequel les dossiers sont consultables par tous facilite considérablement leur traitement. La direction peut en outre y implanter la documentation référentielle de l’agence, la réglementation en vigueur et les dernières évolutions législatives. La documentation est à la portée de tous en quelques clics.

  1. Le reporting immobilier

Idéalement, le reporting doit être intégré au logiciel immobilier. En y incrémentant notamment leurs estimations et visites réalisées, les agents immobiliers rendent compte en temps réel de leurs activités à la direction. Un outil qui, lorsqu’il est bien renseigné, peut permettre de cartographier le marché et d’adopter une stratégie adaptée à ce dernier. Il permet aussi la mise à jour des indicateurs devant figurer en tableau de bord.

Le bon logiciel immobilier

De nombreux logiciels immobiliers sont aujourd’hui disponibles. Au-delà de leur gestion efficace des mandats (le minimum que l’on puisse attendre de ces programmes), il est important de vérifier à l’heure du choix la qualité de leurs espaces de partage.

Les outils électroniques de communication interne sont essentiels au bon fonctionnement des agences immobilières. Leur activité, en effet, faite de rendez-vous sur le terrain, ne facilite pas le contact physique. Si ce dernier demeure indispensable, le cordon ombilical numérique permet à la direction de garder la main sur ses agents et de leur apporter un support efficace. Une forme de management 2.0 que le directeur d’agence immobilière ne peut occulter. Une question de survie !

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