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Agents immobiliers et RGPD : comment se mettre en conformité ?

Agents immobiliers et protection des données
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    La collecte de données personnelles est aujourd’hui indispensable pour tous les agents immobiliers souhaitant apporter à leurs clients un service immédiat, personnalisé et pertinent. Elle doit cependant se faire dans le strict respect du nouveau règlement général de protection des données, ou « RGPD ». De quoi s’agit-il ?

    Qu’est-ce que le RGPD ?

    Le règlement général de protection des données, ou « RGPD », désigne un vaste corpus réglementaire conçu et défini à l’échelle de l’Union européenne, en vue de mieux protéger les citoyens contre le risque d’abus dans la collecte, le stockage et l’exploitation de leurs données personnelles sur support numérique. Il impose aux entreprises de se montrer désormais beaucoup plus prudentes lorsqu’elles souhaitent mieux connaître leurs clients ou créer un fichier.

    Le RGPD peut se décliner en plusieurs grandes idées, dont notamment :

    • Un principe de consentement. L’internaute doit systématiquement consentir à la collecte de ses données personnelles. Cela implique par exemple qu’il confirme sa volonté de recevoir une newsletter hebdomadaire de la part de l’agence, ou qu’il soit dûment informé que son consentement est présumé lorsqu’il clique sur le bouton de soumission d’un formulaire.
    • Un principe de transparence. Les entreprises sont tenues d’informer l’internaute non seulement sur l’existence d’un système de collecte et d’analyse de données, mais aussi sur l’utilisation qu’elles comptent en faire : objectif exclusivement marketing, études statistiques, voire transmission à des tiers. Elles sont aussi tenues de prévenir tous leurs clients en cas de piratage des données.
    • Un droit à l’oubli. N’importe quel client est susceptible de vous contacter pour vous demander d’effacer les données en votre possession le concernant.

    Les dates clés
    – Le RGPD est né d’une initiative de la Commission européenne lancée en 2012.
    – Il a été publié le 4 mai 2016 au Journal officiel de l’Union européenne.
    – Il est applicable en France depuis le 25 mai 2018.

    Agences immobilières : quelques actions à mener

    La mise en conformité avec les nouvelles dispositions du RGPD suppose, au sein de chaque agence immobilière, un véritable travail de réflexion et la mise en œuvre d’une stratégie. Le responsable d’agence ou de réseau aura tout d’abord soin de désigner au sein du personnel un « délégué à la protection des données », dont le rôle sera de piloter le projet et d’exercer un pouvoir de contrôle ou d’audit.

    Le processus de mise en conformité lui-même implique ensuite de dresser un état des lieux complet des données collectées, stockées et traitées au sein de l’agence, en précisant à chaque fois la nature exacte de ces données, leur finalité, le lieu et la forme du stockage, les modalités d’exercice du droit à l’effacement, ou encore la liste des personnes y ayant accès. L’ensemble de ces informations pourra alors être organisé en un « registre des traitements », qui servira de support principal en cas de contrôle des autorités.

    Agents immobiliers : comment vous former au RGPD ?

    Le non-respect des principes du RGPD est susceptible d’engager lourdement la responsabilité d’une agence ou d’un groupe immobilier. En théorie, les pénalités financières en cas de manquement constaté peuvent s’élever jusqu’à 20 millions d’euros, ou 4 % du chiffre d’affaires.

    La sensibilisation de l’ensemble des conseillers de l’agence ou du réseau est donc fondamentale, et passe par des actions de formation. Dans les petites structures cherchant à ménager leur budget, il est possible de désigner un référent – qui peut être par ailleurs le délégué à la protection des données – qui se formera lui-même en autodidacte avant de sensibiliser ses collègues, en parcourant les synthèses et documents de travail mis à disposition par la CNIL, mais la matière peut se révéler particulièrement dense et impénétrable pour un néophyte.

    À défaut, il sera possible de recourir à un organisme de formation spécialisé, le cas échéant via l’un des grands syndicats de l’immobilier (FNAIM, SNPI…). La dernière solution, plus coûteuse, consiste à faire venir un consultant externe et à réaliser une formation dans l’agence.

    Le RGPD n’est pas uniquement une contrainte, mais aussi un nouvel outil au service des agents immobiliers pour leur permettre d’affiner et de préciser leur stratégie en matière de collecte et d’utilisation des données personnelles.

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